Privatlivspolitik

GDPR vedr. kunder og besøgende

Her kan du læse, hvordan Profilers.dk behandler personoplysninger, når du kontakter os, er kunde hos os eller besøger vores hjemmeside.

Dataansvarlig og kontakt

Profilers.dk er dataansvarlig for den behandling, der er beskrevet her.

Hvilke oplysninger behandler vi?

Vi behandler almindelige personoplysninger, som du giver os i forbindelse med en henvendelse eller et samarbejde: navn, virksomhedsnavn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse samt oplysninger i korrespondance, aftaler og fakturaer. Kundernes projektfiler kan også indeholde personoplysninger, eksempelvis navne, kontaktoplysninger og billeder, som indgår i det aftalte arbejde.

Ved besøg på hjemmesiden behandler hosting- og sikkerhedsleverandører tekniske oplysninger, eksempelvis IP-adresse, browseroplysninger og oplysninger om forespørgsler, for at levere og beskytte hjemmesiden. Læs også vores cookiepolitik.

Hvor opbevarer vi oplysningerne?

Kundeoplysninger findes i vores e-mailkorrespondance, i arbejds- og projektfiler på vores professionelle Dropbox-konto og i lokale dokumenter på vores MacBook, blandt andet regneark i Numbers og dokumenter i Pages. Disse oplysninger bruges til at administrere kunder, planlægge og udføre arbejdet samt dokumentere aftaler og fakturering.

Numbers og Pages bruges her som programmer til lokale filer. Brug af programmerne betyder ikke i sig selv, at dokumenterne deles med Apple eller gemmes i iCloud.

Formål og behandlingsgrundlag

• Henvendelser og samarbejde: Vi bruger oplysningerne til at besvare spørgsmål, udarbejde tilbud, kommunikere og levere aftalte produkter og services. For aftaler med dig som person er grundlaget GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, herunder skridt forud for en aftale på din anmodning.
• Virksomheders kontaktpersoner og øvrig korrespondance: Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at håndtere henvendelser og administrere og levere vores ydelser til kunder.
• Fakturering og bogføring: Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra c, når behandlingen er nødvendig for at overholde bogførings- og regnskabsregler.
• Drift og sikkerhed: Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at drive en stabil hjemmeside og forebygge misbrug og angreb.

Oplysninger, som er nødvendige for en aftale eller fakturering, skal vi have for at kunne levere og afregne arbejdet. Manglende oplysninger kan betyde, at vi ikke kan gennemføre samarbejdet.

Modtagere og leverandører

Personoplysninger kan behandles af leverandører af e-mail, hosting og andre IT-tjenester, når det er nødvendigt for de beskrevne formål. Hjemmesiden leveres via OpenAI Sites og Cloudflare; e-mail og domæne administreres via SiteGround. Kundernes hjemmesider hostes hos SiteGround eller one.com. Når hostingydelsen omfatter personoplysninger, kan den relevante hostingudbyder behandle eksempelvis oplysninger i hjemmesidens indhold, kontaktformularer, databaser og tekniske logfiler, afhængigt af den enkelte hjemmesides funktioner. Vi bruger en professionel Dropbox-konto til at opbevare kundernes arbejds- og projektfiler. Dropbox behandler dermed de personoplysninger, der måtte indgå i disse filer. Oplysninger kan desuden udleveres til myndigheder, når lovgivningen kræver det.

Vi sælger ikke dine personoplysninger. Eksterne leverandørers behandling og eventuelle overførsler skal være omfattet af det relevante aftale- og databeskyttelsesgrundlag.

Behandling uden for EU/EØS

Tekniske oplysninger fra hjemmesiden kan behandles uden for EU/EØS. Cloudflare oplyser, at cookieoplysninger som udgangspunkt kan behandles i USA. Derfor gælder den tidligere hjemmesides generelle formulering om, at ingen oplysninger overføres uden for EU/EØS, ikke for den nye hjemmesides tekniske drift.

Overførsler kræver et gyldigt grundlag efter GDPR kapitel V, eksempelvis en relevant tilstrækkelighedsafgørelse eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser med nødvendige supplerende foranstaltninger. Dropbox kan også behandle projektfiler og tilknyttede oplysninger uden for EU/EØS afhængigt af aftalen og kontoens indstillinger. Kontakt os for oplysninger om de konkrete leverandøraftaler og overførselsgrundlag. Se også Cloudflares privatlivspolitik og Dropbox’ privatlivspolitik.

For vores egne kundekontakter, aftaler og fakturering er Profilers dataansvarlig. Når vi som led i drift, hosting eller projektarbejde behandler personoplysninger på en kundes vegne og efter kundens instrukser, kan Profilers være databehandler, og kunden er dataansvarlig. Roller og eventuelle underdatabehandlere afhænger af den konkrete ydelse og leverandøraftale. Behandling som databehandler skal reguleres af en databehandleraftale. Kundens egen privatlivspolitik beskriver behandlingen af kundens hjemmesidebesøgendes oplysninger.

Hvor længe gemmer vi oplysninger?

Kundekorrespondance og projektoplysninger opbevares, så længe de er nødvendige for samarbejdet og for at håndtere eventuelle krav. Vi vurderer behovet ud fra formålet, aftalen og relevante forældelsesfrister og sletter oplysninger, når behovet ophører. Det gælder også oplysninger i e-mails, Dropbox-filer og lokale Numbers- og Pages-dokumenter. Materiale, vi behandler som databehandler for en kunde, slettes eller tilbageleveres efter kundens instrukser og den relevante databehandleraftale, medmindre lovgivningen kræver opbevaring.

Regnskabsmateriale opbevares som udgangspunkt i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, i henhold til bogføringsreglerne. Sikkerhedscookies har den levetid, der fremgår af cookiepolitikken. Tekniske driftsoplysninger håndteres efter hosting- og sikkerhedsleverandørernes opbevaringsregler.

Dine rettigheder

Afhængigt af behandlingen har du ret til:

• Indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig.
• At få urigtige oplysninger rettet.
• At få oplysninger slettet, når betingelserne er opfyldt.
• At få behandlingen begrænset.
• At gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser.
• Dataportabilitet, hvor behandlingen er automatiseret og baseret på samtykke eller en aftale.
• At trække et eventuelt samtykke tilbage. Det påvirker ikke lovligheden af tidligere behandling.

Kontakt Claus på claus@profilers.dk eller 31 12 00 77, hvis du vil gøre brug af dine rettigheder. Vi bruger ikke oplysningerne til automatiske afgørelser eller profilering med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning.

Klage og spørgsmål

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at vores behandling strider mod databeskyttelsesreglerne: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby. Læs om dine rettigheder og klagemuligheder på datatilsynet.dk.

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os.

Med venlig hilsen
Profilers.dk